Etyka i przeciwdziałanie korupcji

Grupa Kapitałowa LOTOS prowadzi biznes w sposób etyczny, przestrzegając norm we wszystkich obszarach działalności. Firma przyjęła system wartości, którego podstawą jest szacunek dla potrzeb społeczeństwa oraz środowiska naturalnego.

Kodeks etyki zawiera zasady i opisuje system wartości etycznych grupy, którymi pracownicy powinni kierować się w pracy i w relacjach z kluczowymi grupami interesariuszy. Naruszenia Kodeksu etyki są zgłaszane i rozpatrywane przez Rzecznika ds. etyki. Stoi on na straży przestrzegania Kodeksu w Grupie Kapitałowej LOTOS.

Rzecznik ds. etyki pozostaje do dyspozycji każdego pracownika i kontrahenta Grupy Kapitałowej LOTOS.

Grupa LOTOS prowadzi działalność zgodnie z zasadami Dobrych Praktyk Spółek Notowanych na GPW. Spójność z tymi zasadami pozwala budować kulturę etyczną firmy, co przekłada się na kształtowanie naszych relacji z otoczeniem rynkowym i stanowi istotny element budowania naszej pozycji rynkowej.

Poprzez efektywne zarządzanie ryzykiem potencjalnych nadużyć, minimalizowane są możliwości ich wystąpienia. Dodatkowo w razie ewentualnej materializacji tego ryzyka zapewnione jest niezwłoczne podjęcie działań zmierzających do natychmiastowego wyjaśnienia zaistniałej sytuacji, ograniczenia szkodliwych skutków jej wystąpienia, powrotu organizacji do sytuacji pożądanej oraz eliminacji ponownego wystąpienia podobnych zdarzeń w przyszłości.

W 2020 r. doszło do zmiany odpowiedzialności w obszarze przeciwdziałania nadużyciom – zlikwidowany został Zespół Audytu Wewnętrznego oraz Zespół Zarządzania Ryzykiem w Biurze Audytu Wewnętrznego Grupy LOTOS, ich zadania zostały przekazane do Biura Kontroli Wewnętrznej w pionie Dyrektora ds. Bezpieczeństwa i Kontroli Wewnętrznej. W tym celu utworzone zostało nowe stanowisko – Koordynatora ds. zapobiegania nadużyciom.

Do obowiązków Koordynatora należy min:

• koordynacja czynności dotyczących monitorowania ryzyka korporacyjnego związanego z wystąpieniem istotnych nadużyć (w tym korupcji);
• przygotowywanie materiałów dydaktycznych i prowadzenie szkoleń z zakresu zapobiegania nadużyciom w Grupie LOTOS;
• obsługa kanałów informacyjnych stworzonych na potrzeby sygnalistów informujących o nadużyciach;
• ochrona sygnalistów informujących w dobrej wierze o nadużyciach.

W wyniku poszerzenia odpowiedzialności w zakresie przeciwdziałania nadużyciom, Biuro Kontroli Wewnętrznej rozpoczęło działania mające na celu ocenę obowiązujących dotychczas procedur oraz dokonało przedefiniowania Karty Ryzyka DN1. Określone zostały także mierzalne wskaźniki oceny poziomu zagrożenia istotnymi nadużyciami i oceną skuteczności działań oraz szczegółowej analizy zagrożeń dotyczących przeciwdziałania nadużyciom.

W wyniku przeprowadzonych prac we wrześniu 2020 r. weszła w życie uaktualniona Polityka Grupy Kapitałowej LOTOS w zakresie zapobiegania nadużyciom, która przedefiniowała pojęcie nadużycia podkreślając m.in. szczególną wagę wystąpienia nadużyć o charakterze korupcyjnym oraz określiła odpowiedzialność za budowę środowiska wolnego od jakichkolwiek przejawów nadużyć.

W 2020 r., w Grupie Kapitałowej LOTOS nie stwierdzono przypadków wystąpienia korupcji.

Informacje otrzymane za pośrednictwem powyższych kanałów kierowane są bezpośrednio do Szefa Biura Kontroli Wewnętrznej i poddawane wyjaśnieniu w trybie postępowania sprawdzającego lub kontrolnego. Umożliwiono również kierowanie powiadomień o podejrzeniu wystąpienia nadużycia pracownikom Grupy Kapitałowej LOTOS za pośrednictwem platformy intranetowej www.lotostrada.pl w subserwisie Przeciwdziałanie nadużyciom w Grupie Kapitałowej LOTOS.

W Grupie Kapitałowej LOTOS nie ma przyzwolenia na żaden rodzaj nadużyć. Grupa LOTOS należy m.in. do globalnej inicjatywy United Nations Global Compact Call to Action on Anti-Corruption, jednoczącej biznes w walce z wszelkimi przejawami korupcji. Polityka Przeciwdziałania Nadużyciom oraz inne antykorupcyjne regulacje wewnętrzne znane są wszystkim pracownikom spółek należących do Grupy Kapitałowej LOTOS. Każdy nowo przyjmowany pracownik w ramach szkoleń, otrzymuje m.in. informacje dotyczące tych regulacji oraz odpowiedzialności wynikającej z ich nieprzestrzegania. Dodatkowo w trakcie trwania stosunku pracy wielokrotnie są one przypominane.

Jednocześnie wszyscy partnerzy biznesowi grupy w 2020 r. zostali poinformowani o polityce i procedurach antykorupcyjnych.

Odsetek pracowników przeszkolonych w zakresie polityk i procedur antykorupcyjnych Grupy LOTOS

Pomimo ograniczonych możliwości w zakresie kształtowania świadomości z obszaru zapobiegania zachowaniom korupcyjnym, zaliczanym do szczególnie szkodliwych nadużyć, w 2020 r. nie odnotowano przypadku zwolnienia pracownika Grupy Kapitałowej LOTOS z powodu korupcji.

Realizowane w organizacji działania służące zapobieganiu i wykrywaniu nadużyć postrzegane są jako skuteczne. Przyczyniają się do tego m.in. następujące działania:

• wdrożenie Polityki Grupy Kapitałowej LOTOS w zakresie zapobiegania nadużyciom, realizację postępowań wyjaśniających (w przypadku zgłoszonych podejrzeń nadużyć) oraz implementację mechanizmów ograniczających ryzyko nadużyć;
• zdefiniowanie Karty Zarządzania Ryzykiem Nadużyć, zarządzanie i monitorowanie tego ryzyka, a także plan jego ograniczania oraz postępowania w razie materializacji;
• stosowanie w zapytaniach ofertowych oraz umowach klauzul CSR (w tym klauzuli antykorupcyjnej);

• utworzenie nowego stanowiska Koordynatora ds. zapobiegania nadużyciom;
• funkcjonowanie w strukturach Grupy Kapitałowej LOTOS Działu Weryfikacji Kontrahentów oraz Biura Kontroli Wewnętrznej;
• przeprowadzenie szkoleń z zakresu przeciwdziałania nadużyciom w grupie.

Do działań przeciw nadużyciom należy również nałożenie na wszystkie spółki grupy kapitałowej obowiązku weryfikacji kontrahentów zgodnie z procedurą oraz przestrzeganie wewnętrznych polityk. W strukturze Pionu Dyrektora ds. bezpieczeństwa i kontroli wewnętrznej funkcjonuje Biuro Weryfikacji Kontrahentów, które dokonuje weryfikacji kontrahentów, w celu przedstawienia rekomendacji w przedmiocie nawiązania lub kontynuowania umowy, opierając sięm.in. o zapisy Polityki Grupy Kapitałowej LOTOS w zakresie zapobiegania nadużyciom.

W 2020 r. pod względem ryzyka występowania zdarzeń korupcyjnych oceniono wszystkie spółki Grupy Kapitałowej LOTOS.

Działamy etycznie i zgodnie z najwyższymi standardami również w takich obszarach jak komunikacja marketingowa, reklama, sprzedaż, czy obecność na rynku. Dzięki takiemu podejściu, w 2020 r. nie zostały podjęte kroki prawne wobec Grupy Kapitałowej LOTOS z powodu naruszeń zasad wolnej konkurencji oraz praktyk monopolistycznych.

W Grupie Kapitałowej LOTOS (w zależności od zakresu działalności spółki i jej potrzeb) stosowane są procedury należytej staranności zgodne ze standardami i normami, w ramach wdrożonych systemów zarządzania:

• PN-EN ISO 9001:2015 – Systemy zarządzania jakością
• PN-EN ISO 14001:2015 – Systemy zarządzania środowiskowego
• PN-ISO 45001:2018 – Systemy zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy
• PN-EN ISO 27001:2017 – Systemy zarządzania bezpieczeństwem informacji
• PN-EN ISO 22301:2014 – Systemy zarządzania ciągłością działania

• PN-EN ISO 50001:2018 – Systemy Zarządzania Energią
• PN-ISO 31000:2018 – Zarządzanie Ryzykiem
• Wewnętrzny System Kontroli
• AQAP 2110 – Wymagania NATO dotyczące zapewnienia jakości w projektowaniu, rozwoju i produkcji.